W przypadku wielu podatników, od wdrożenia w firmie urządzenia rejestrującego będzie zależało zgodne z przepisami prowadzenie działalności handlowej. Ale nie tylko. Wybór konkretnej technologii sprzedaży wpłynie również na skuteczność sprzedaży, sprawność obsługi klientów oraz wygodę wykonywania obowiązków. Dlatego warto przyjrzeć się zarówno podstawowym, jak i bardziej szczegółowym rozwiązaniom, by zdecydować, które z nich okażą się cenne dla naszego biznesu.
Dwa rodzaje urządzeń fiskalnych, jeden cel
Na wstępie trzeba zaznaczyć, że istnieją 2 typy technologii sprzedaży, które, w świetle prawa, pozwalają na prawidłowe rejestrowanie obrotu i kwot podatku należnego VAT (wedle ustalonych stawek). Są to kasy fiskalne i drukarki fiskalne. Skoro służą temu samemu i równolegle funkcjonują na rynku sprzedaży, to znaczy, że muszą być pomiędzy nimi istotne różnice. Co najważniejsze, kasy są w stanie pracować samodzielnie – drukarki potrzebują do tego komunikacji z komputerem (ewentualnie terminalem komputerowym) oraz stosownym programem sprzedażowym. A co na korzyść tych drugich? Najbardziej zauważalne – dużo, dużo obszerniejsza baza PLU. A czasem też szybszy wydruk oraz nierzadko większa różnorodność, jeśli chodzi o obsługiwane formaty dokumentów niefiskalnych.
Jednak w dzisiejszych czasach stwierdzenie, że przeznaczeniem drukarek są stanowiska pracy w punktach handlowych, zaś kas – nieduże i średnie przedsiębiorstwa, często działające w trybie mobilnym, byłoby jednak nadużyciem. Producenci wypełnili lukę „między A i B”. Nietrudno znaleźć modele przenośnych drukarek fiskalnych, a także rejestrujących kas systemowych, z bazą towarową sięgającą nawet 60 000 PLU. Łatwiej więc o jeszcze precyzyjniejszy wybór urządzenia. Pytanie jednak, czego potrzebujemy my i nasze przedsiębiorstwo. Pamiętajmy, że, przykładowo, dwie działalności, wdrażające kasy fiskalne w Warszawie na Mokotowie, mogą potrzebować całkiem różnych rozwiązań technologicznych, nawet jeśli reprezentują one tę samą branżę.
Dwa rozwiązania technologiczne, jedno zadanie
Jest jeszcze jedna rzecz, która w wyraźny sposób dzieli urządzenia, choć już nie ze względu na ich typ, a raczej technologicznego zaawansowania. I co ciekawe, jej główny kontekst dotyczy działań wynikających bezpośrednio z obowiązujących przepisów. O czym mowa? O jednym z podstawowych wymogów, które musi spełniać przedsiębiorca rejestrujący sprzedaż za pomocą kasy, czyli – przechowywaniu kopii wystawionych paragonów. Konieczność gromadzenia tej dokumentacji nie ulega ani wątpliwościom, ani wyjątkom. Niemniej, dzisiejsze prawo pozostawia podatnikowi 2 rozwiązania do wyboru, które pozwalają poprawnie realizować to zadanie.
Pierwsza opcja to ta, która pojawiła się wcześniej – czyli tradycyjny wydruk kopii paragonów na dodatkowej rolce papieru termicznego. Po jej zapełnieniu trzeba ją przechowywać w praktycznie sterylnych warunkach (suchym miejscu bez dostępu do światła), z uwagi na niską trwałość naniesionych danych. Natomiast druga możliwość polega na elektronicznym zapisie kopii paragonów. Dane w formie cyfrowej gromadzone są na karcie pamięci, skąd potem mogą trafić też na komputer lub jakiś inny nośnik (pendrive, płytę DVD itp.). Jak można wywnioskować, urządzenie z takim rozwiązaniem korzysta z 1 rolki papieru termicznego, przeznaczonego na paragony dla nabywców. W związku z tym znika obowiązek gromadzenia mnóstwa wydruków. To znaczne udogodnienie, a w dodatku sprzyjające zmniejszeniu wydatków na materiały eksploatacyjne.
Tak jakby mamy czasy że raczej jedno rozwiązanie to jakby wydaje się lepsze od drugiego po prostu… 😉