Przeglądy techniczne urządzeń fiskalnych – nowe wiadomości

Od dawna zapowiadane kasy rejestrujące online oraz zaawansowany system fiskalizacji musiały doprowadzić do poważnych regulacji prawnych. Tak też się stało, za sprawą nowelizacji ustawy o VAT czy kolejnych Rozporządzeń MF. Co więcej, kolejne przepisy nie tylko precyzują kwestię współpracy urządzeń fiskalnych nowej generacji z Centralnym Repozytorium Kas, ale również dodają istotne informacje oraz wymogi do funkcjonujących już zasad. Przykład? Obowiązkowe przeglądy serwisowe. Co dokładnie nowego trzeba uwzględnić w tej sprawie?

Dlaczego przeglądy techniczne są obowiązkowe?

Zarówno kasy, jak i drukarki fiskalne to urządzenia o szczególnym charakterze. Ich charakter i sposób funkcjonowania, a także cele, do jakich są wykorzystywane, mają ścisły związek z prawem. Nie bez powodu zatem każdy model, nim trafi do oficjalnej sprzedaży, musi uzyskać wpierw homologację – formalną zgodę ważnego organu, jakim jest Główny Urząd Miar (GUM). Od tych technologii zależy prawidłowe ewidencjonowanie obrotu na przestrzeni kolejnych lat. Od nich oraz obsługujących je podatników. O ile jednak w przypadku tych drugich kluczową rolę odgrywa przestrzeganie obowiązujących przepisów, o tyle w przypadku kas oraz drukarek fiskalnych szczególnie istotne znaczenie ma ich stan techniczny.

Dlatego też kontrole serwisowe, o których mowa w dzisiejszym wpisie, są tak ważne. Do tego stopnia, że nie stanowią zalecenia – należą do podstawowych obowiązków przedsiębiorców pracujących z urządzeniami rejestrującymi. Zgodnie z funkcjonującymi przepisami, każda kasa lub drukarka fiskalna, stosowana do ewidencjonowania obrotu, musi przechodzić przegląd techniczny nie rzadziej, niż co dwa lata (a może też i częściej). Przeprowadzenie takiej kontroli należy do działań serwisanta posiadające odpowiednie uprawnienia. W zakres działań, jakie podejmuje podczas przeglądu, wchodzą czynności gruntownie sprawdzające kondycję danego urządzenia. Mowa o sposobie funkcjonowania jej programów, pamięci fiskalnej, ale i konkretnych elementów, takich jak mechanizm drukujący czy akumulator. Serwisant ocenia też stan samej konstrukcji kasy lub drukarki, w tym również plomb. Warto przy tej okazji zaznaczyć, że pod żadnym pozorem nie powinny być naruszone przez podatnika. Rezultaty przeglądu, w postaci odpowiedniej notatki oraz dokumentu potwierdzającego przeprowadzenie kontroli, zostają zamieszczone w książce serwisowej, którą przedsiębiorca również musi w odpowiedni sposób przechowywać.

Regularne przeglądy techniczne nie służą jedynie organom skarbowym, jako dodatkowa weryfikacja prawidłowości prowadzonej ewidencji obrotu. Z technicznego punktu widzenia – mają one istotne znaczenie również dla samych użytkowników. Dzięki stosownej opiece serwisowej w dużej mierze redukuje się szanse na nagłe zaistnienie usterek czy awarii urządzenia fiskalnego. A kiedy już do takich dojdzie – pozwala ona odpowiednio zainterweniować. Pamiętajmy, że nierzadko podatnicy nie decydują się (choć nieraz powinni) na posiadanie rezerwowej kasy fiskalnej. W przypadku braku takiego modelu, problemy ze stosowanym na co dzień urządzeniem zwykle oznaczają konieczność czasowego zaprzestania pracy. Jak nietrudno się domyślić – fakt ten ma swoje odbicie w postaci strat finansowych. W ten sposób przeglądy techniczne służą także przedsiębiorcom.

Najnowsze szczegóły odnośnie przeglądów serwisowych

Jak już wspomnieliśmy we wstępie, ostatnie, ważne zmiany w przepisach – choć w dużej mierze poświęcone jemu – nie ograniczają się jedynie do tematu nowego systemu online. Część stanowi naturalną konsekwencję wprowadzenia zaawansowanego rozwiązania teleinformatycznego. Chodzi np. o kwestie realizacji raportów fiskalnych czy też warunków, jakie trzeba spełnić, aby instalacja kasy lub drukarki online przebiegła w poprawny sposób. Inne regulacje dotyczą znów kwestii prawnych, takich jak zasady korzystania z ulgi za zakup urządzenia fiskalnego czy też obowiązek wykonywania przeglądów technicznych.

Wymóg przeprowadzania takich kontroli serwisowych wynika bezpośrednio z funkcjonujących przepisów. Co prawda, prawidłowe wykonanie przeglądu leży po stronie serwisanta, jednak troska o terminowe zrealizowanie tych czynności – to obowiązek podatnika. Nowe szczegóły precyzują tę kwestię. Jeśli przedsiębiorca nie zadba o przeprowadzenie przeglądu technicznego w odpowiednim czasie, może mu grozić kara w wysokości 300 złotych. Jeśli do tego dojdzie, podatnik musi uiścić kwotę wynikającą grzywny w terminie nie przekraczającym 14 dni, licząc od dnia podjęcia takiej decyzji przez organy skarbowe. Oprócz tego, regulacje prawne wspominają o innych okolicznościach, w których przegląd techniczny staje się konieczny. Mowa o sytuacji wznowienia działalności, jak również przypadku kolejnego najmu bądź leasingu urządzenia rejestrującego. Wtedy ponowne przystąpienie do ewidencjonowania obrotu musi poprzedzić kontrola serwisowa danej kasy bądź drukarki fiskalnej.