Od 1 maja 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie określające zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, tj. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Nakłada ono na przedsiębiorcę obowiązek zapoznania zatrudnionych przez niego osób, obsługujących urządzenie fiskalne, z zasadami prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu. Pracownik powinien potwierdzić fakt otrzymania takiej informacji stosownym oświadczeniem.

Oświadczenie pracownika prowadzącego sprzedaż na kasie

Informacja dotycząca zasad ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej oraz oświadczenie pracownika powinny być sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby, która będzie prowadzić u niego ewidencję. W Rozporządzeniu zamieszczono wzór obu dokumentów.

Oświadczenie powinno zawierać dane podatnika (NIP, nazwę, imię i nazwisko) oraz dane osoby, która będzie prowadziła ewidencję (imię, nazwisko, numer PESEL).  Pracownik zaświadcza w nim, że wie po co i jak wystawić paragon fiskalny, a także, że zna konsekwencję nieprzestrzegania zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego. Następnie pieczętuje je swoim czytelnym podpisem, opatrzonym datą.

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonu fiskalnego

Sprzedawca rejestrujący sprzedaż z użyciem kasy fiskalnej ma obowiązek wystawić i wydać kupującemu paragon fiskalny. Należy go wydać najpóźniej z chwilą przyjęcia zapłaty. Forma zapłaty nie ma tutaj najmniejszego znaczenia – kupujący może jej dokonać gotówką, kartą, przelewem, bonem, kartą podarunkową. Osoba obsługująca urządzenie rejestrujące sprzedaż powinna wiedzieć, jak rozpoznać dokument będący paragonem. Paragon fiskalny powinien zawierać: nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, NIP podatnika, kolejny numer dokumentu, oznaczenie „PARAGON FISKALNY”,  blok danych z pozycjami transakcji, zawierający m.in. nazwy towarów lub usług, ceny jednostkowe, oznaczenie literowe stawki podatku. Jeśli emitowane przez kasę druk nie zawiera takich danych, nie jest on paragonem fiskalnym.

Skutki nieprzestrzegania zasad prowadzenia ewidencji sprzedaży i wystawiania paragonu fiskalnego

Niewydanie paragonu fiskalnego po zamknięciu transakcji, niesie ze sobą poważne konsekwencje. Jedną z nich jest kara grzywny za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe (kwalifikacja czynu zależna jest od kwoty, jaka powinna się znaleźć na dokumencie potwierdzającym sprzedaż). Ustawodawca uzasadnia nakładanie kary, tym, że niezaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej powoduje zaniżanie wysokości sprzedaży podatnika, która powinna być opodatkowana. Istotne jest także to, że jeśli z kasy została wydrukowana FV, to poza nią operator urządzenia powinien wydrukować także paragon fiskalny. W innym przypadku dokonana sprzedaż  nie zaewidencjonuje się w kasie.