Z punktu widzenia prawa wszystkie istotne zadania, realizowane przez przedsiębiorcę stosującego urządzenie fiskalne, służą w zasadzie temu samemu: prowadzeniu dokładnej dokumentacji. Do najważniejszych obowiązków podatnika należy bowiem m.in. archiwizacja kopii wystawianych paragonów, wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych czy właściwe obchodzenie się z książką serwisową. O pierwszych dwóch kwestiach wspominaliśmy już co nieco na łamach tego bloga, zatem dziś poświęcimy uwagę ostatniej z wymienionych.
Kilka słów o tym, czym jest książka serwisowa
Książka serwisowa dołączana jest do każdej nabywanej kasy i drukarki rejestrującej. I być może dla osób początkujących, nie zaznajomionych jeszcze z fiskalnym światem, na pierwszy rzut oka wydaje się ona nieistotną broszurką, która przez cały czas pozostaje w pudełku lub ląduje na dnie jednej z szuflad. Cóż… jeśli tak, to nic bardziej mylnego. W rzeczywistości bowiem, książka serwisowa to niezwykle istotny dokument, który w dodatku wielokrotnie okaże się niezbędny w różnych momentach prowadzenia działalności.
Czym konkretnie jest? Bywa niekiedy nazywany „paszportem urządzenia fiskalnego”. A to dlatego, że zawiera najważniejsze informacje o nim oraz jego historii. Poza nazwą, modelem oraz numerem unikatowym czy fabrycznym, znajdziemy w niej dane uprawnionych serwisantów (głównego i rezerwowego),a także informacje o firmie odpowiedzialnej za wykonanie fiskalizacji czy producencie zakupionej technologii. No i oczywiście, w książce serwisowej znajdują się wpisy dokumentujące wszelkie przeglądy techniczne oraz interwencje i działania serwisowe, w jakich dana kasa lub drukarka fiskalna brała udział.
Książka serwisowa nie może znajdować się byle gdzie
Powyższy akapit naświetla już nieco to, jak istotne znaczenie ma książka serwisowa. Uściślijmy też, że jest ona kolejnym, ważnym elementem szerszej dokumentacji, potwierdzającej prawidłowe rejestrowanie obrotu. A konkretnie również to, że obsługiwane przez nas urządzenie odpowiednio funkcjonuje, więc nie stanowi źródła ewentualnych błędów. Dlatego przepisy jasno określają zasady obchodzenia się z książką serwisową.
Po pierwsze, dokument ten musi stale znajdować się w miejscu pracy danego urządzenia fiskalnego (tam, gdzie zostało ono przypisane, zainstalowane). Po drugie, podatnik ma obowiązek okazać książkę serwisową na prośbę uprawnionego serwisanta, który przyszedł np. przyszedł na interwencję, oraz osoby reprezentującej organy skarbowe (chociażby podczas niezapowiedzianej kontroli). Brak tego dokumentu, z takich czy innych względów, jest odbierane jako przekroczenie przepisów, a nawet potrafi być odebrana jako sytuacja źle świadcząca o naszej ewidencji obrotu. Nie mówiąc już o innych, możliwych konsekwencjach: utracie ulgi za zakup kasy lub drukarki rejestrującej czy też odmowie ze strony serwisanta co do dalszych napraw bądź konserwacji urządzenia.
Gdy książka serwisowa zgubi się lub zniszczy…
Wypadki chodzą po ludziach. Nawet pomimo jasnych i prostych zasad przechowywania książki serwisowej, może się zdarzyć, że ulegnie ona zniszczeniu lub zostanie zagubiona. Co w takich okolicznościach należy zrobić? Najpierw poinformować Urząd Skarbowy o zaistniałej sytuacji, a następnie złożyć pisemną prośbę o wydanie duplikatu książki serwisowej do producenta naszej kasy lub drukarki fiskalnej. I co najważniejsze – powinniśmy podjąć te kroki niezwłocznie. Pamiętajmy, że przez cały czas, gdy nie posiadamy tego dokumentu, w istocie łamiemy przepisy!
Uff, na szczęście po przeczytaniu tego tekstu stwierdziłem, że wszystko u mnie w firmie pod tym względem jest jak należy 😀