Można przyjąć, że najważniejsze kwestie związane z urządzeniami fiskalnymi da się podzielić na 3 grupy: sprawy dotyczące wyboru i zakupu danej technologii, te wynikające z procesu wdrażania jej w firmie i te, które odnoszą się do późniejszego korzystania z niej. Dziś zajmiemy się drugimi z wymienionych, a konkretnie procedurą instalacyjną. Warto wrócić do tego tematu w kontekście pojawienia się na rynku kas online i zadać pytanie, które może okazać się dla wielu przedsiębiorców kluczowe. A więc: czy nowy system fiskalizacji zmienia coś w kontekście wspomnianej procedury instalacyjnej, a jeśli tak, to co konkretnie?
Instalacja (każdej) kasy, czyli co nie ulega wątpliwości
Omawianie kwestii, które nie uległy zmianie po pojawieniu się systemu online warto zacząć od tej zasadniczej. A mianowicie – jeśli przedsiębiorca jest zobligowany do pracy z użyciem urządzenia fiskalnego, to sam zakup odpowiedniej technologii jeszcze nie załatwia sprawy. To znaczy: nie umożliwia mu prowadzenia ewidencji sprzedaży towarów lub usług zgodnie z prawem. Każda nabywana kasa funkcjonuje z początku w trybie szkoleniowym (skądinąd pozwalającym na swobodne uczenie się obsługi urządzenia, bez dalszych konsekwencji). To dotyczy wszystkich modeli – zarówno wcześniejszych, czyli z papierową lub elektroniczną kopią paragonów, jak i nowszych, czyli online. Tu przechodzimy do kolejnej kwestii, która pozostaje bez zmian. Do prawidłowego rejestrowania obrotu i kwot podatku VAT niezbędna jest wcześniejsza fiskalizacja kasy online. To kluczowa operacja – a w dodatku jednorazowa, której skutków nie da się odwrócić (mowa np. o trwałym zapisaniu NIP-u podatnika w pamięci urządzenia). Dlatego jej przeprowadzeniem zajmuje się wyłącznie serwisant ze stosownymi uprawnieniami. Najogólniej mówiąc, to działanie służy przestawieniu funkcjonowania kasy z wcześniej wspomnianego trybu szkoleniowego na tryb fiskalny. Po wykonaniu tej operacji czynności realizowane za pomocą takiego urządzenia są zapisywane w jego pamięci. Ale też kasa jest gotowa do rejestrowania obrotu i wystawiania paragonów dla klientów.
Jakie nowości w kwestii instalacji kasy online?
Skoro już wiemy, co jest identyczne w kontekście procesu wdrażania każdej kasy rejestrującej, sprawdźmy, co się w tym temacie zmienia. Pamiętajmy o kluczowym aspekcie modeli online, czyli łączności z CRK. Zatem już na wstępie podatnik, chcąc wdrożyć tego rodzaju technologię sprzedaży, musi zapewnić jej dostęp do internetu – przewodowo lub bezprzewodowo, w zależności też, jakie standardy komunikacyjne oferuje samo urządzenie. Bez spełnienia tego warunku niemożliwe stanie się przeprowadzenie fiskalizacji i prawidłowe przejście procedury instalacyjnej. Z drugiej strony, charakter systemu teleinformatycznego i kas online sprawa, że podczas wdrażania technologii sprzedaży wiele procesów odbywa się wygodniej. Instalacja urządzenia wiąże się z jego automatycznym połączeniem z Centralnym Repozytorium Kas, w wyniku którego model ten otrzymuje własny numer ewidencyjny i indywidualny harmonogram transmisji danych oraz zostaje wprowadzony do rejestru CRK. Jakie płyną z tego korzyści dla przedsiębiorcy instalującego w firmie kasę online? Przede wszystkim nie musi już dostarczać do urzędu skarbowego żadnych pisemnych zawiadomień – ani przed-, ani poinstalacyjnych – jak funkcjonowało to w przypadku wcześniejszych technologii sprzedaży. Podatnik nie musi też czekać na informację odnośnie numeru ewidencyjnego, który, jak już wspomnieliśmy, jest nadawany automatycznie. To z pewnością upraszcza całą procedurę, co może mieć też znaczenie w kwestii chęci skorzystania z ustawowej ulgi (za zakup pierwszej kasy online).
pomijając kwestię, że – dajmy na to – w takim sklepie czy punkcie usługowym musi być internet, to nowa instalacja kas online rzeczywiście wydaje się upraszczać nieco pewne procesy. brak konieczności składania odpowiednich pism w konkretnych, obowiązujących terminach to wbrew pozorom duże udogodnienie. zresztą jak każde ograniczenie biurokracji i zadań wymagających dostarczania stosownie wypełnionych papierów.